Vous envisagez d’organiser un évènement professionnel mais vous ne savez pas par quoi commencer ? Découvrez notre check liste pour un évènement réussi.
Avant le jour J
- Déterminer les objectifs de l’évènement
Avant de penser logistiques, définissez les objectifs de l’évènement que vous souhaitez organiser. Quelle image voulez-vous transmettre ? Quel changement souhaitez-vous stimuler ? La réponse à ces questions vous permettra de fixer un objectif précis.
- Déterminer la date
Choisissez au moins deux dates pour l’évènement.
- Faire une liste des invités
Une fois que vous ayez une date, commencez à dresser une liste des personnes qui devraient être présent à la soirée.
- Déterminer un budget
Avant de commencer à contacter des prestataires, il est important de définir le budget que vous souhaitez allouer pour l’organisation de l’évènement. Pensez également à mettre une petite enveloppe de côté pour d’éventuelles dépenses supplémentaires comme une banderole publicitaire, des maquettes, des flyers, la nourriture…
- Valider le programme
Définissez le programme et imprimez-le avec les documents indispensables à l’évènement.
- Choisir un lieu et des prestataires
Avant de choisir un lieu, déterminez le besoin en salles et en capacités ainsi que les types d’agencement nécessaires (plénières, salles de réunion,…). Dresser une liste des matériels vous que vous besoin lors de l’évènement (internet, audiovisuel, estrade, sonorisation, estrade…) ainsi que les points logistiques (transports, chambres…). C’est à partir de ces informations que vous pourrez définir un endroit et contacter vos prestataires.
- Envoyer les invitations
Une fois que vous aurez une date, un lieu et un programme précis, vous pouvez envoyer les invitations. Pour ce type d’Evènement, il est souvent nécessaire de faire au moins deux relances par exemple 7 jours puis 1 jour avant.
- Promouvoir l’évènement
C’est le moment de créer des brochures, des posters et matériel marketing. Mais aussi de prévoir des cadeaux et objets personnalisés si besoin.
- Faire une dernière vérification
Faites le tour d’horizon pour confirmer les réservations afin d’éviter des mauvaises surprises.
- Sécurités et assurances
Il peut être indispensable de souscrire à une police d’assurance pour Evènement.
Le Jour J :
- Effectuer un brief avec tous les prestataires
Faites le point avec les prestataires et les personnes qui seront à la partie technique avant le début de l’événement.
- Veiller au bon fonctionnement de la partie technique
Assurez-vous à ce que la partie technique se tient comme prévue.
- Créer des fiches d’émargement
Ces fiches permettent un bon suivi du déroulement de Evènement et des personnes ayant participé.
- Veiller au bon timing
Respecter le programme élaboré au préalable. Assurez-vous à ce que chaque étape de Evènement se passe au bon timing.
- Faire le point régulièrement avec les prestataires
Pour savoir si tout se déroule comme prévu ou s’il y a des modifications à faire
- Procéder à la préparation des goodies
Après le jour J
Après l’événement, il reste encore quelques tâches à effectuer.
- La clôture des comptes
Vous pouvez clôturer les comptes et évaluer la réussite de l’événement.
- Faire une communication post événement
Envoyer un petit bilan accompagné par exemple de quelques photos de groupe aux participants et solliciter des questionnaires de satisfactions.
Pour capituler sur votre expérience, pensez à organiser une petite réunion avec votre équipe pour discuter de ce qui a fonctionné ou pas. Cela permet de s’améliorer pour les prochains événement que vous pourrez organiser.
Vous pouvez personnaliser ce check liste selon vos besoins et attentes. Sachez que vous pouvez en concevoir pour chaque brick de prestation ou de contenu de votre événement.